ラベル印刷のメリットとデメリットを把握し利用しよう

ビジネスの現場だけではなく一般家庭でもプリンターは生活に欠かせなくなってきています。ビジネスでは当たり前のように使用されているラベル印刷もプライベートで使用する機会が増えてきています。ラベルも千差万別ですが、一度作成をしてその便利さを知ってしまうと、なかなか手書きの宛名書きには戻れなくなってしまいます。もちろん、プリンターで宛名印刷もできますが、ビジネスの現場で使用されているレーザー方式のプリンター、一般家庭向けインクジェットプリンターも葉書の宛名印刷には対応しているものの、封書の宛名印刷はプリンターの機能そのものの理解がないとプリンター本体のトラブルを抱えることになります。ラベル印刷のメリットとデメリットを理解した上で利用することでより快適で便利、作業効率の向上もできます。

文字だけのシンプルなラベルからイラスト入りまで

ラベル印刷のメリットは、必要な枚数だけを印刷することができることです。現在では、ラベル作成ソフトも充実、葉書作成ソフトの宛名印刷機能には様々なメーカーのラベルに対応した印刷機能が付属しています。葉書などに宛名印刷を行う場合、宛名印刷を失敗してしまうと葉書そのものから作成する必要がありますが、既成葉書には郵便料金が購入代金としてコストがかかっており、書き損じ葉書には手数料がかかります。ビジネスでは文字だけのシンプルなラベルが主流ですが、個人がプライベートに作成するラベルにはイラストを入れたりすることもできます。ラベル作成ソフトで宛名面を作成するときにイラストもレイアウトすることで季節ごと、あるいはイベント毎にラベルを作成することができます。郵便番号が7桁に移行する際に、一部バーコードが導入されました。葉書印刷ソフトはラベル作成の際に郵便局が指定したバーコードを印刷することができるソフトが多数あります。ラベル作成の際にバーコードを印刷することで郵便局内の作業が軽減されます。

ラベルの大きさを慎重に選ぶ必要あり

ラベル印刷といってもラベルそのものの大きさが問題になることがあります。ビジネスではA4サイズの用紙が一般的で、数枚の書類を郵送する際は長3封筒にA4用紙を三つ折りにして封入します。長3封筒に使用する際に使用するラベルが、同じA4サイズの冊子を送る角形の大きな封筒に貼付するとラベルそのものが小さいため文字も見えづらいということがあります。ビジネスでは角形の大きい封筒は、封筒に会社名や会社のロゴ、所在地、拠点の場所などをあらかじめ印刷された封筒をしようすることで小さいラベルでもあまり目立たないことが多いため問題にはなりませんが、どんな大きさの封筒にもマッチしたラベルがなかなか存在しないため、用途を考えてラベルとの大きさを決める必要があります。ラベルの大きさはA4用紙に何面作成できるかで決まります。多くは10面、12面が主流です。またプリンターの機能を把握して印刷時にラベルの種類、上下左右の余白の大きさを設定、さらにラベル同士の余白の大きさを細かく設定する必要もあります。